Que faire avec une image ou un texte pour lesquels vous n’avez pas l’autorisation de diffusion?

Après son dépôt final, votre mémoire ou votre thèse sera en ligne sur EspaceINRS, le dépôt institutionnel de l’INRS. Toute insertion substantielle de contenu qui n’est pas de vous doit faire l’objet d’une demande de permission aux ayants droit.

Précisons d’abord qu’il est dans votre intérêt de vous assurer d’avoir toutes les permissions si vous souhaitez trouver en ligne une thèse ou un mémoire les plus complets possible. Les permissions peuvent être longues à obtenir, il faut donc vous y prendre longtemps d’avance, idéalement avant d’avoir fait votre dépôt pour évaluation. Mais malgré toutes les précautions prises, il se pourrait que vous n’arriviez pas à obtenir les permissions, pour diverses raisons :

• On refuse de vous accorder une permission.
• Vous n’arrivez pas à joindre les ayants droit.
• On vous autorise une utilisation pour une période limitée (2, 3 ou 5 ans, par exemple). Cette situation n’est pas acceptable puisqu’il faudrait retirer votre mémoire ou votre thèse après ce délai. Ceci ajoute une lourdeur à la gestion d’EspaceINRS et empêche le rayonnement de votre mémoire ou votre thèse.

Que faire dans ce cas?

Si cette situation survient avant votre dépôt pour évaluation, vous pouvez simplement tenter de trouver une image de remplacement qui serait libre de droits ou pour laquelle vous pourriez obtenir les permissions plus facilement.

Si cette situation survient après le dépôt pour évaluation (une situation à éviter le plus possible), il vous faudra retirer ce contenu de votre document, sans trop altérer l’intégrité de votre mémoire ou de votre thèse.

1. Retirer l’image et la remplacer par un encadré de la même taille.
2. Inscrire dans l’encadré la phrase Cet élément a dû être retiré en raison de restrictions liées au droit d’auteur.
3. Ajouter une description sommaire de l’image, du graphique ou du tableau.
4. Donner la référence complète de la source de cette image ou si celle-ci se trouve en ligne, ajouter l’URL pointant vers l’image.

Il est important de noter que par image nous entendons toute photographie, carte, schéma, graphique, œuvre d’art, etc.

Que faire s’il s’agit d’un texte (article, chapitre, extrait de livre)?

Attention : si vous faites une thèse par articles, il est possible que vous ne puissiez pas reproduire votre article parce que l’éditeur ou l’un de vos coauteurs ne vous y autorise pas. Deux situations peuvent se présenter :

L’éditeur permet la reproduction de l’article mais après un délai

1. Déposer la thèse intégralement dans IDÉ en cochant la case « Thèse par articles ».
2. Dans le formulaire de Licence non exclusive à signer dans IDÉ, cocher la case Je souhaite retarder la date de diffusion…
3. Remplir le formulaire Demander un délai de diffusion (embargo) pour les rapports de stage, les essais, les mémoires et les thèses (Portail IDÉ, module Délais de diffusion) en indiquant le délai exigé par l’éditeur.

La permission vous est déclinée

1. Déposer la thèse intégralement dans IDÉ en cochant la case « Thèse par articles ».
2. Indiquer dans la zone « Commentaires » (au bas du formulaire dans IDÉ) tous les détails sur le ou les articles problématiques et les raisons qui vous portent à croire que vous n’avez pas les permissions requises. L’équipe de la bibliothèque responsable du dépôt dans EspaceINRS se chargera de faire les vérifications et de retirer l’article si nécessaire.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à communiquer avec le personnel de votre bibliothèque qui saura vous conseiller et vous guider dans les démarches.