Pourquoi et comment faire une demande de délai de diffusion (embargo) de son mémoire ou de sa thèse?

En procédant au dépôt final de votre document dans IDÉ, vous devrez signer une Licence non exclusive de diffusion pour rapports de stage, essais, mémoires et thèses. Cette licence accorde à l’INRS le droit non exclusif et irrévocable de reproduire, archiver, sauvegarder, conserver sur tout support et communiquer à d’autres personnes votre document à des fins non commerciales.

Grâce à cette licence, votre document sera déposé dans EspaceINRS, où il sera librement accessible à tous.

Cependant, il peut exister des situations où vous aimeriez retarder la diffusion de votre document sur EspaceINRS.

Quelques situations qui peuvent justifier une demande de délai de diffusion (embargo)

  • Vous avez fait une thèse ou un mémoire par articles :
    • Les articles ont déjà été publiés (ou sont en voie de l’être) dans des revues. L’éditeur des revues vous permet d’inclure l’article dans votre thèse, mais seulement un certain nombre de mois après la publication de l’article sur le site de l’éditeur;
    • Un article a été soumis, mais pas encore accepté. L’éditeur de la revue exige que l’article soit un ouvrage original et n’acceptera pas l’article même s’il s’agit d’une publication dans un mémoire;
    • Un chapitre est  prêt à être soumis, mais vous n’avez pas encore déterminé chez quel éditeur il sera soumis et vous ne connaissez donc pas sa politique.
  • Vous souhaitez publier votre thèse sous la forme d’un livre ou d’un article. Vous savez que la maison d’édition à qui vous soumettrez votre manuscrit n’accepte pas les thèses déjà publiées en ligne.
  • Vous souhaitez déposer une demande de brevet pour une invention ou une procédure décrite dans votre mémoire et préférez attendre que la demande soit déposée avant d’en diffuser le contenu.

Demande de délai de diffusion n'égale pas déclaration de confidentialité!

Si votre document comporte des informations confidentielles, vous aurez à remplir une Déclaration de confidentialité d’information. Cette déclaration fera en sorte, entre autres, que les membres du jury qui évalueront votre mémoire ou votre thèse devront signer un Engagement de confidentialité attestant qu’ils respecteront la confidentialité des informations.

Quand une thèse est confidentielle :

Son existence restera inconnue de tous jusqu’à ce que la période de confidentialité soit levée. Elle sera par la suite déposée dans EspaceINRS.

Quand une thèse fait l'objet d'un embargo :

Toutes les informations bibliographiques seront entrées dans EspaceINRS dès votre diplomation, y compris le résumé. Cependant, le PDF de votre thèse ne sera accessible qu’après la durée d’embargo.

Quand faire la demande de délai?

Quelques semaines avant votre dépôt final, pour donner le temps aux personnes concernées d’approuver la demande.

Comment faire la demande de délai?

  • En remplissant le formulaire de Demande d’un délai de diffusion (embargo), directement dans IDÉ.
    • Vous devrez remplir les informations suivantes :
      • Durée du délai souhaitée (6 mois, 1 an ou 2 ans).
      • Justification de la demande.
  • La demande sera par la suite transmise à votre directeur ou votre directrice de recherche, qui devra approuver la demande.
  • L’approbation finale sera faite par le Directeur du Service des études supérieures et postdoctorales.

À noter : les mémoires et les thèses ne sont déposés dans EspaceINRS qu’après l’octroi de votre grade par l’Assemblée des gouverneurs de l’Université du Québec, qui se réunit quelques fois par année (parfois 2 ou 3 mois après votre dépôt). Le délai de diffusion commence cependant à la date de votre dépôt final.

Est-il possible de prolonger le délai?

En des circonstances exceptionnelles, sur justifications, une demande peut être faite au Directeur du Service des études supérieures et postdoctorales.

Pourquoi publier sans délai son mémoire ou sa thèse?

Bien qu’il puisse être tentant de demander un délai de publication « au cas où », rendre son document accessible dès que possible comporte aussi certains avantages.

  • Avoir son mémoire ou sa thèse rapidement en ligne donne une visibilité importante. Pour quelqu’un qui commence sa carrière, il s’agit d’un avantage indéniable.
  • La plupart des étudiantes et étudiants ont hâte de pouvoir montrer la version officielle de leur document à leur famille, à leurs amis, mais aussi à leurs partenaires de recherche, organismes, etc.
  • Publier son document rapidement contribue à la dissémination des connaissances.
  • En sciences sociales, plusieurs éditeurs acceptent les manuscrits de livres ou d’articles même si ceux-ci ont été diffusés dans une thèse. Informez-vous auprès de l’éditeur (ou de votre bibliothécaire) avant de présumer de leur refus.