Dropbox et EndNote ne font pas nécessairement bon ménage

Message important pour les utilisateurs d’EndNote qui synchronisent leurs fichiers avec Dropbox:

Suffisamment de cas d’endommagement de fichiers ont été présentés au SDIS dans les derniers mois pour justifier une petite mise en garde. À noter, ce problème n’est pas spécifique à Dropbox, mais peut survenir avec tous les services d’hébergement de fichiers avec synchronisation à d’autres appareils, tels Google Drive et SkyDrive.

Le problème

Toute synchronisation de fichiers (que ce soit Word, Excel, SPSS, NVivo ou autres) augmente toujours légèrement le risque de corruption de fichiers. Vu la complexité des fichiers EndNote (et particulièrement ce qui se trouve dans le .Data), les risques sont encore plus grands. Le problème survient surtout si vous travaillez directement à partir du dossier Dropbox situé sur votre ordinateur. Par défaut, Dropbox synchronise en direct vos fichiers avec le site web. Ainsi, lorsque vous modifiez une bibliothèque EndNote et que Dropbox synchronise cette bibliothèque, il tente également de synchroniser certains fichiers actifs situés dans le .Data qu’EndNote tente peut-être de modifier au même moment, causant ainsi la corruption des fichiers.

La solution

Si, lorsque vous tentez d’ouvrir votre bibliothèque EndNote, un message s’affiche indiquant que le fichier est endommagé, tentez d’utiliser la fonction de récupération d’une bibliothèque. Pour ce faire, démarrez EndNote sans ouvrir de bibliothèque, utilisez le menu Tools > Recover Library et sélectionnez la bibliothèque que vous souhaitez récupérer. Vous devriez sauver ainsi la majeure partie de votre base, à l’exception peut-être des fichiers joints ou, du moins, des liens de la notice au fichier joint. Pour plus de renseignements, contactez-nous.

La solution préventive

Si vous désirez vraiment travailler directement à partir du dossier Dropbox, suspendez la fonction de synchronisation pour le temps que vous y travaillerez. Les instructions se trouvent dans cette vidéo. N’oubliez pas de reprendre la synchronisation après avoir terminé.

La solution préventive prudente

Plutôt que de travailler directement dans le dossier Dropbox, avant de commencer le travail, copiez le fichier .enl et le .Data ailleurs sur votre ordinateur (Bureau, Mes documents, etc.). Travaillez tant que vous voudrez dans cet espace, puis, à la fin, recopiez ces fichiers modifiés dans votre dossier Dropbox.

La solution préventive prudente plus

Procédez comme pour la solution précédente, mais plutôt que de copier les fichiers .enl et .Data dans Dropbox, copiez-y plutôt une bibliothèque EndNote compressée. Cette bibliothèque est formée d’un seul fichier compressé (avec l’extension .enlx) et est donc moins sujette à la corruption. Pour ce faire, utilisez le menu File > Compressed Library. Ce fichier compressé n’est pas un document de travail, par contre, mais bien de transport : dès que vous double-cliquez sur un fichier .enlx, celui-ci se décompresse en un fichier .enl et un dossier .Data.

Également, EndNote offre un service de synchronisation avec sa plateforme. Celle-ci s’est beaucoup améliorée dans les dernières versions et devrait offrir un environnement plus stable.

La couche « gros bon sens » à rajouter par-dessus

Peu importe la solution que vous choisissez, il n’est jamais prudent de s’en remettre uniquement à Dropbox pour la sauvegarde de vos fichiers. Faites des copies de sauvegarde de façon régulière, sur une clé USB, dans un courriel, sur un disque dur externe, peu importe. Instaurez une routine de sauvegarde, mettez-vous des rappels à intervalles fixes sur votre calendrier, etc. Inscrivez la date de sauvegarde dans les noms de fichiers pour garder un petit historique des versions et vous aider à vous y retrouver. Et ce conseil ne vaut pas seulement pour les fichiers EndNote, mais pour tous vos fichiers. Vous n’en serez que soulagé si un malheur vous arrive alors que vous êtes à la fin de la rédaction de votre thèse ou de votre mémoire…